מדריך משתמש מלא ל-BIDO FLOW: כל מסך ויכולת בפלטפורמה

הזרימה הכללית — מקצה לקצה

כל העבודה ב-BIDO FLOW נעה בקו אחד: מעלים כתב כמויות, המערכת מחלצת ומסווגת את הסעיפים, מאשרים את הסעיפים הלא ודאיים, בונים חבילות בקשת הצעת מחיר לפי בעל מקצוע, ושולחים אותן לקבלני המשנה. שאר המסכים תומכים בזרימה הזו — פרויקטים לארגון, קבלנים למאגר הנמענים, והגדרות למיתוג ולחתימה.

1. העלאת כתב כמויות (Excel)
2. חילוץ וסיווג אוטומטי לפי בעל מקצוע
3. אישור ידני של סעיפים בביטחון נמוך
4. בניית חבילות RFQ לפי בעל מקצוע
5. שליחה לקבלנים במייל או ייצוא לקבצים

התפריט בצד ימין (RTL) מסודר בדיוק לפי סדר העבודה. אפשר לעבור בין המסכים בכל שלב — הנתונים נשמרים לפי פרויקט.

דאשבורד — סקירה כללית

מסך הפתיחה מציג תמונת מצב של החשבון: כמה פרויקטים פעילים, כמה כתבי כמויות, כמה בקשות נשלחו וכמה הצעות התקבלו. מתחת מופיעים כתבי הכמויות האחרונים, וכרטיס ״דורש טיפול״ שמרכז את כל מה שממתין לכם כרגע.

• כפתור ״העלה כתב כמויות״ בראש המסך — נקודת ההתחלה לכל תהליך חדש.
• כרטיס ״דורש טיפול״ — כל שורה היא קישור ישיר: סעיפים לאישור, בקשות שממתינות לשליחה, וחבילות שקיבלו הצעות לבדיקה.
• כשאין פעולות פתוחות מופיע ״הכל נקי״.

פרויקטים — ארגון העבודה

כל פרויקט הוא מעטפת שמכילה את כתבי הכמויות, הסעיפים וחבילות ה-RFQ שלו. במסך מוצגת רשת של כרטיסי פרויקט, ולכל אחד שם, תג שלב, מספר מסמכים ותאריך עדכון.

1. לחצו ״פרויקט חדש״ ומלאו שם (חובה) ותיאור קצר (רשות).
2. בחרו שלב: ״קדם-מכרז״ או ״אחרי זכייה״ — השלב קובע את שמות הפלטים (״בקשה להצעת מחיר״ מול ״חבילת עבודה״).
3. לחלופין ״פרויקט מכתב כמויות״ יוצר פרויקט ישירות מקובץ Excel שתעלו.

מעבר עם העכבר על כרטיס חושף אייקוני עריכה ומחיקה. מצב ״בחירה מרובה״ מאפשר לסמן ולמחוק כמה פרויקטים יחד.

מחיקת פרויקט מוחקת לצמיתות את כל התוכן המשויך אליו — מסמכים, סעיפים ובקשות מחיר. הפעולה אינה ניתנת לשחזור.

כתבי כמויות — העלאה ועיבוד

כאן מרוכזים כל מסמכי כתב הכמויות בכל הפרויקטים, וכאן מעלים מסמך חדש. ההעלאה תומכת בקבצי Excel בלבד (.xlsx / .xls).

1. לחצו ״העלה מסמך חדש״ וגררו את קובץ ה-Excel.
2. בחרו פרויקט קיים, או צרו פרויקט חדש מתוך הקובץ.
3. לחצו ״התחל עיבוד״ — המערכת מזהה מבנה, מחלצת סעיפים ומסווגת אותם למקצועות.
4. ממתינים לסיום (עד כ-2 דקות) ועוברים למסך התוצאות.

במסך המסמך הבודד מוצגים כרטיסי סיכום (סה״כ סעיפים, מקצועות שזוהו, דורשים אישור, סטטוס) וטבלת סעיפים מלאה עם מספר, תיאור, יחידה, כמות, פרק, מקצוע, ציון ביטחון וסטטוס. סעיפים הדורשים אישור מסומנים בצבע. מכאן אפשר להמשיך ישירות ל״צור הצעות מחיר״.

סעיפים לאישור — התור הידני

מסך זה מרכז את הסעיפים שהמערכת לא הצליחה לסווג בוודאות. כאן מטפלים בהם לפני שממשיכים ל-RFQ. יש כרטיס התקדמות (כמה טופלו / אושרו / נדחו / ממתינים) ולשוניות סינון: הכל, נמוך, לא סווג, תלוי-תחום.

1. לכל שורה שלושה כפתורים: ״אשר״, ״שנה תחום״ ו״דחה״.
2. לשינוי שיוך — לחצו על אייקון העריכה ובחרו את המקצוע הנכון מהרשימה.
3. לחצו ״אשר את כל הבטוחים״ כדי לאשר בבת אחת את הסעיפים בעלי הביטחון הגבוה.
4. כשהתור ריק — כפתור ״צור RFQ״ נפתח וניתן להמשיך.

עיקרון מנחה: דיוק לפני אוטומציה. כשהמערכת אינה בטוחה — היא מסמנת לבדיקה אנושית ולא מנחשת. אל תדלגו על התור הזה.

ייצוא לקבלנים — פירוק לענפים

מסך הייצוא מפרק את כתב הכמויות לענפים (קבלני משנה) ומאפשר להוריד את הקבצים — מרוכזים או כחבילה מלאה. כרטיסי הסיכום מציגים סעיפים פעילים, מספר ענפים, סעיפי ממשק וסה״כ אומדן.

• ״Excel מרכזי״ — קובץ אחד עם גיליון לכל ענף, כולל סעיפי הממשק.
• ״חבילה מלאה (ZIP)״ — כל הענפים בשלושה פורמטים: Excel, Word ו-PDF.
• טבלת הענפים מאפשרת הורדה של ענף בודד בכל אחד משלושת הפורמטים.
• כרטיס ״בריאות הנתונים״ מסמן בעיות כמו סעיפים ללא יחידת מידה.

סעיפי ממשק הם סעיפים שנוגעים ליותר ממקצוע אחד; הם מסומנים בנפרד כדי שלא ייפלו בין הכיסאות. אפשר לערוך ידנית בקובץ ה-Excel לאחר ההורדה.

בקשות מחיר — בניית חבילות RFQ

כאן בונים את חבילות בקשת הצעת המחיר. המערכת מקבצת את הסעיפים אוטומטית לפי בעל מקצוע; סעיפים לא מסווגים או בביטחון נמוך מוחרגים אוטומטית מהחבילות. כל חבילה נפתחת לטבלת סעיפים שאפשר לערוך.

• ״העבר לקבלן אחר״ — מעביר סעיף בין מקצועות (עם ביטול מהיר).
• ״מחק סעיף״ — מסיר סעיף מהחבילה, עם חלון ביטול של 5 שניות.
• מתג ״הצגת מחירי אומדן״ — מציג או מסתיר מהקבלן את המחירים מהמתכנן (אם קיימים בקובץ).
• מתג ״חתום אלקטרונית״ — מטמיע את החתימה השמורה ב-Word וב-PDF (דורש חתימה שמורה ומסלול Pro).
• ״תנאים כלליים״ — רשימת תנאים (תוקף, מע״מ, תנאי תשלום, אחריות) שמצורפת לכל PDF וניתנת לעריכה.

לייצוא: ״Excel מרכזי״, ״חבילה מלאה ZIP״, ״כל ה-PDFs״, או PDF / Word / Excel לכל חבילה בנפרד. לחצו ״שמור חבילות RFQ״ כדי לשמור אותן לרשימה ולשליחה.

שליחת RFQ לקבלנים במייל

לאחר שמירת החבילות, אפשר לשלוח אותן ישירות לקבלנים מתוך רשימת ״בקשות מחיר״. בשורת כל חבילה יש כפתור ״שלח לקבלנים״ שפותח חלון שליחה.

1. בשורת החבילה לחצו ״שלח לקבלנים״.
2. המערכת טוענת אוטומטית את הקבלנים המשויכים לאותו מקצוע ומסמנת מראש את כל מי שיש לו כתובת דוא״ל.
3. סמנו או בטלו נמענים לפי הצורך (קבלן ללא דוא״ל מופיע מושבת).
4. לחצו ״שלח״ — כל קבלן מקבל מייל עם קובצי ה-Excel וה-PDF של החבילה מצורפים.
5. בסיום מוצג סיכום: לכמה קבלנים נשלח, וכמה נכשלו (אם היו).

אם מופיע ״אין קבלנים המשויכים למקצוע זה״ — עברו למסך קבלנים, הוסיפו קבלן עם דוא״ל, ושייכו אותו למקצוע הרלוונטי. סטטוס החבילה יתעדכן ל״נשלח״, ובהמשך ל״נצפה״ ו״התקבלו הצעות״.

קבלנים — שמירת מאגר הנמענים

מאגר הקבלנים הוא רשימת קבלני המשנה שאליהם נשלחות בקשות המחיר. שמירה נכונה של קבלן — עם דוא״ל ושיוך למקצוע — היא מה שמאפשר את השליחה האוטומטית מהמסך הקודם.

1. לחצו ״הוסף קבלן״.
2. מלאו שם (חובה), ומומלץ מאוד גם דוא״ל — בלעדיו לא ניתן לשלוח לקבלן RFQ.
3. הוסיפו איש קשר וטלפון (רשות).
4. סמנו את המקצועות שהקבלן עוסק בהם — אפשר לבחור כמה.
5. לחצו ״הוסף קבלן״ לשמירה. הקבלן יופיע מעתה בטבלה ובחלון השליחה של המקצועות שסימנתם.

קבלן בלי דוא״ל או בלי שיוך מקצוע לא יופיע ברשימת הנמענים בעת שליחת בקשת מחיר. השלימו את שני השדות מראש כדי שהשליחה תעבוד חלק.

הגדרות — חשבון, מנוי, מיתוג וחתימה

מסך ההגדרות מרכז את פרטי החשבון, המנוי, מיתוג הפלטים והחתימה הדיגיטלית — כל מה שמעצב את המראה של המסמכים שיוצאים לקבלנים.

• פרטי חשבון — שם מלא ושם חברה (הדוא״ל קבוע).
• מנוי — צפייה במסלול ובסטטוס, ״שינוי מסלול״ או ״ביטול מנוי״ (הגישה נשמרת עד סוף התקופה).
• מיתוג הפלטים — העלאת לוגו ופרטי קשר לפוטר המסמכים; במסלולים גבוהים גם צבע ראשי, צבע משני ופונט מותאמים.
• חתימה דיגיטלית — ציור חתימה על הבד או העלאת קובץ (רקע לבן מוסר אוטומטית). מוטמעת בפלטים המסומנים כחתומים.
• מקצועות במערכת — תצוגה של כל המקצועות ומילות המפתח שלהם (לקריאה בלבד).

לאחר עריכת המיתוג או החתימה, לחצו ״שמור מיתוג״. חלק מהאפשרויות (צבעים, פונט, חתימה) זמינות במסלולים גבוהים בלבד; אם אפשרות נעולה יופיע קישור ״שדרוג מסלול״.