מדריך משתמש מלא ל-BIDO FLOW: כל מסך ויכולת בפלטפורמה

הזרימה הכללית — שישה שלבים

כל פרויקט ב-BIDO FLOW עובר בשישה שלבים קבועים. פס השלבים מופיע בראש מסך הפרויקט, מסך כתב הכמויות ומסך ״חבילות ושליחה״: שלב שהושלם מסומן ב-✓, השלב הנוכחי מודגש, ולחיצה על שלב מובילה ישר למסך שלו.

1. העלאה — קובץ Excel של כתב הכמויות.
2. עיבוד — חילוץ הסעיפים וסיווגם לפי בעל מקצוע, אוטומטית.
3. תיקוף — אישור ידני של הסעיפים שהמערכת לא סיווגה בוודאות.
4. חבילות — חבילה אחת לכל מקצוע, נבנית אוטומטית בסיום התיקוף.
5. שליחה — לקבלני המקצוע במייל או בוואטסאפ, או הורדה של הקבצים.
6. השוואה — קליטת ההצעות שחוזרות, השוואה לפי הכמויות שלכם ובחירת זוכה.

התפריט בצד ימין מכיל שישה מסכים: בית, פרויקטים, בקשות מחיר, השוואת הצעות, קבלנים והגדרות. מתחתם מופיעים ״פרויקטים אחרונים״ לקפיצה מהירה. כפתור ״העלאת כתב כמויות״ קבוע בראש כל מסך, ולחיצה על ״חיפוש פרויקט, סעיף או קבלן״ (או Ctrl+K) פותחת חיפוש מהיר בכל החשבון.

בתחתית התפריט נמצא מתג ״מצב כהה״ / ״מצב בהיר״ — הבחירה נשמרת בדפדפן. בכל מסך יש גם כפתור עוזר צף: ״העוזר שלך״ רואה את הפרויקטים שלכם, עונה על שאלות ״איך עושים״ ועל שאלות מקצועיות, ואינו משנה נתונים.

בית — מה הצעד הבא

מסך הבית מראה מה מחכה לכם עכשיו. בראשו ארבעה מונים לחיצים: פרויקטים פעילים, כתבי כמויות, בקשות מחיר נשלחו, וחבילות עם הצעות (שמוביל ישר ללשונית ״השוואת הצעות״).

• ״הצעד הבא״ — תור משימות לפי דחיפות. הצעות שהתקבלו תמיד בראש (״השווה הצעות״), אחריהן סעיפים שממתינים לאישור (״המשך תיקוף״), חבילות שמוכנות לשליחה (״שלח לקבלנים״), וקבלנים שלא פתחו בקשה שנשלחה לפני יותר משלושה ימים (״שלח שוב״). כל שורה מציגה גם באיזה משלבי הפרויקט הוא נמצא.
• ״פעילות אחרונה״ — מי הגיש הצעה, מי פתח בקשת מחיר, מה נשלח ואיזה קובץ עובד.
• ״כתבי כמויות אחרונים״ — עם ״הצג הכל״ לרשימה המלאה. העלאות חוזרות של אותו קובץ מקובצות לשורה אחת בסימון ״גרסאות זהות״.
• כשאין משימות פתוחות מופיע ״אין משימות פתוחות״, עם קיצור להעלאת כתב כמויות חדש.

פרויקטים — ארגון העבודה

כל פרויקט מאגד את כתבי הכמויות, בקשות המחיר וההצעות שמתקבלות בעבורו. במסך מוצגים כרטיסי פרויקט: שם, תיאור, מספר כתבי כמויות, תג שלב ותאריך עדכון.

1. לחצו ״פרויקט חדש״ ומלאו שם (חובה) ותיאור קצר (רשות).
2. בחרו שלב: ״קדם-מכרז״ או ״אחרי זכייה״ — השלב קובע את שמות הפלטים (״בקשה להצעת מחיר״ מול ״חבילת עבודה״).
3. לחלופין ״פרויקט מכתב כמויות״ יוצר פרויקט ישירות מקובץ Excel שתעלו — שם הפרויקט מוצע אוטומטית משם הקובץ.

מעבר עם העכבר על כרטיס חושף ״עריכה״ ו״מחיקה״. ״בחירה מרובה״ מאפשרת לסמן ולמחוק כמה פרויקטים יחד.

כניסה לפרויקט מציגה את פס ששת השלבים ואת טבלת כתבי הכמויות שלו, עם כפתור ״העלה כתב כמויות״. בכל שורה מופיע ״פתח״, ובמסמך שממתין לאישור — ״המשך לתיקוף״.

מחיקת פרויקט מוחקת לצמיתות את כל התוכן המשויך אליו — מסמכים, סעיפים, בקשות מחיר והצעות. הפעולה אינה ניתנת לשחזור.

העלאת כתב כמויות ועיבוד

מעלים מכפתור ״העלאת כתב כמויות״ בראש המסך, או מ״העלה כתב כמויות״ בתוך הפרויקט (אז הפרויקט כבר נבחר). ההעלאה תומכת בקבצי Excel בלבד (.xlsx / .xls), עד 50MB.

1. גררו את קובץ ה-Excel או לחצו לבחירה.
2. בחרו פרויקט קיים, או ״או צור פרויקט חדש מקובץ זה״.
3. לחצו ״התחל עיבוד״ (או ״צור פרויקט והתחל עיבוד״).
4. ציר העיבוד מראה כל שלב בזמן אמת: העלאת הקובץ, קריאת מבנה הקובץ ותקן המספור, חילוץ סעיפים, סיווג למקצועות, אימות התוצאות מול הקטלוג ושמירה בפרויקט.
5. בסיום (בדרך כלל עד 2 דקות) עוברים אוטומטית למסך התיקוף.

סגרתם את הלשונית באמצע? העיבוד ממשיך בשרת, והמסמך יופיע בפרויקט ובמסך הבית כשיסתיים. אם העיבוד נכשל בהעלאה שיצרה פרויקט חדש — הפרויקט לא נספר במכסה.

תיקוף הסעיפים — מסך כתב הכמויות

מסך כתב הכמויות הוא מקום התיקוף. בראשו פס השלבים ומונה ״X מתוך Y סעיפים תקינים״. המסך בנוי משלושה חלקים: רשימת מקצועות מימין (עם מספר הסעיפים הממתינים בכל מקצוע), טבלת הסעיפים במרכז, ופאנל פרטים לסעיף שנבחר.

• סינון מהיר: ״דורשים אישור״ (ברירת המחדל), ״ביטחון נמוך״, ״לא מסווגים״ ו״כל הסעיפים״. חיפוש לפי מספר סעיף, תיאור או פרק.
• פאנל הפרטים מציג כמות, אומדן, פרק ומקור (גיליון ושורה בקובץ), ובעיקר ״למה {מקצוע}״ — הנימוק לסיווג. ״שיוך מהיר״ מציע עד שלושה מקצועות חלופיים.
• בשורה בודדת: ״אשר״, או לחיצה על המקצוע לשינוי השיוך מתוך חלון חיפוש מקצועות. שינוי ידני נחשב אישור ומסומן ״ידני״.
• בבחירה מרובה: סמנו סעיפים ולחצו ״אשר נבחרים״ או ״שנה מקצוע״.
• מקלדת: ↑ ↓ מעבר, A אישור, T שינוי מקצוע, 1–3 שיוך מהיר, X בחירה, / חיפוש.

לאישור בכמות יש שני כפתורים. ״אשר N סעיפים ששויכו בביטחון סביר״ מאשר רק סעיפים בביטחון בינוני או גבוה, וסעיפים בביטחון נמוך נשארים לבדיקה — זו הדרך המומלצת. ״אשר את כל הסעיפים״ מאשר את כל מה שממתין, כולל סעיפים בביטחון נמוך — השתמשו בו רק אחרי שעברתם עליהם.

״סווג מחדש״ מריץ ניתוח מעמיק נוסף על הסעיפים שטרם אושרו. הוא מוגבל לשתי הרצות לכל מסמך (הכפתור מציג כמה נותרו); אחריהן ממשיכים לשייך ידנית.

כשהסעיף האחרון מאושר המסמך עובר ל״הושלם״ והחבילות נבנות אוטומטית — חבילה לכל מקצוע. שינוי מקצוע אחרי זה מעדכן את החבילות מעצמו. עיקרון מנחה: דיוק לפני אוטומציה — כשהמערכת אינה בטוחה, היא מסמנת לבדיקה ולא מנחשת.

סיום התיקוף

כשכל הסעיפים אושרו, נפתח בראש המסמך לוח ״התיקוף הושלם״: כמה סעיפים אושרו, כמה חבילות מוכנות וכמה בקשות כבר נשלחו, ומתחתם המקצועות עם מספר הסעיפים בכל אחד.

• ״לחבילות ושליחה״ — המעבר לשלב הבא (אם החבילות עוד לא נבנו: ״הכן חבילות לשליחה״).
• ״הורד חבילה מלאה (ZIP)״ ו״Excel מרכזי״ — להורדה מיידית.
• ״הורדות לפי מקצוע״ — למסך ״ייצוא לקבלנים״.
• מתג ״כלול את מחירי האומדן״ (כבוי כברירת מחדל) — כשהוא כבוי עמודת המחיר נשלחת ריקה למילוי הקבלן; כשהוא פעיל הקבלן רואה את אומדן המתכנן.

חבילות ושליחה

מסך ״חבילות ושליחה״ הוא המקום שבו מכינים ושולחים את בקשות המחיר של כתב כמויות אחד. נכנסים אליו מכפתור ״חבילות ושליחה״ במסמך, מלוח סיום התיקוף, מפס השלבים או ממסך ״בקשות מחיר״. משמאל רשימת החבילות — לכל מקצוע מספר סעיפים, אומדן, כמה קבלנים יש במקצוע ומצב השליחה — ולצידה החבילה שנבחרה.

• מתג מחירים — ״בלי מחירים, לתמחור הקבלן״ (ברירת מחדל) או ״עם מחירי אומדן״.
• ״חתום אלקטרונית על מסמכי Word״ — מטמיע את החתימה השמורה בקובצי ה-Word (דורש חתימה שמורה בהגדרות ומסלול Pro).
• ״תנאים כלליים״ — רשימת תנאים (תוקף, תנאי תשלום, אחריות ועוד) שנכנסת למייל ולקובץ ה-PDF של כל החבילות. ניתנת לעריכה, ו״שחזר ברירת מחדל״ מחזיר את הנוסח המקורי.
• ״הורד הכול (ZIP)״ ו״Excel מרכזי״, ולכל חבילה גם הורדת Word.

בלשונית ״סעיפים״ של כל חבילה אפשר לחפש ולערוך: ״העבר״ מעביר סעיף לחבילה של מקצוע אחר, ״הוצא״ מוציא אותו מהחבילה (עם ״בטל״ מיידי), ומהרשימה ״הוצאו מהחבילה״ אפשר ״החזר״. חבילה שכבר נשלחה ננעלת לעריכה — שינוי מקצוע במסך התיקוף ייצור עבורה חבילה משלימה.

1. בלשונית ״שליחה״ הגדירו ״מועד אחרון להגשה״ (נשמר אוטומטית).
2. ברשימת הקבלנים מופיעים הקבלנים של אותו מקצוע. מי שיש לו דוא״ל ועוד לא קיבל את החבילה מסומן מראש.
3. חסר קבלן? ״+ הוסף קבלן״ פותח את טופס הקבלן עם המקצוע כבר מסומן. חסר דוא״ל? הקלידו אותו בשורה ולחצו ״שמור״.
4. לחצו ״שלח במייל ל-N קבלנים״. כל קבלן מקבל מייל עם קובץ Excel לתמחור וקובץ PDF לצפייה, ובסיום מוצג לכמה נשלח ומה נכשל.
5. לקבלן עם מספר נייד יש גם כפתור וואטסאפ — הודעה מוכנה עם קישורים לקבצים. המערכת מתעדת באיזה ערוץ נשלחה הבקשה.

לצד הרשימה מוצג ״כך הקבלן יקבל את הבקשה״ — תצוגה מקדימה של המייל והקבצים המצורפים. ליד כל קבלן מופיע המצב שלו: ״נשלחה״, ״נצפתה״ או ״הוגשה״. תשובות הקבלנים למייל מגיעות ישירות לכתובת הדוא״ל שלכם.

קבלן מופיע ברשימת השליחה רק אם הוא משויך למקצוע של החבילה, וניתן לסמן אותו רק אם יש לו דוא״ל. אם מופיע ״אין קבלנים במקצוע״ — הוסיפו קבלן ישירות מהמסך, או ייבאו רשימה במסך ״קבלנים״.

מה הקבלן מקבל

• Excel — דף שער עם פרטי הפרויקט והנחיות מילוי, וגיליון סעיפים עם מספר הסעיף, תיאור, יחידה וכמות. תאי ״מחיר יחידה״ מסומנים למילוי והסכומים מחושבים לבד. בסוף: סה״כ ביניים, הנחה באחוזים או בשקלים, וסה״כ סופי לאחר הנחה.
• PDF — מסמך מעוצב לצפייה עם מספרי הסעיפים והתנאים הכלליים. מחירי האומדן מופיעים בו רק אם בחרתם לשתף אותם.
• Word — מסמך לעריכה עם מספרי הסעיפים ועמודת מחיר למילוי, ובלוק ״הצהרה וחתימה״ שבו מוטמעת החתימה האלקטרונית שלכם כשבחרתם לחתום.

המייל עצמו מציג את הפרויקט, המקצוע, מספר הסעיפים, המועד האחרון להגשה והתנאים הכלליים, ומבקש מהקבלן להשיב אליו — התשובה מגיעה אליכם.

ייצוא לקבלנים — הורדות לפי ענף

מסך ״ייצוא לקבלנים״ מיועד למי שרוצה את הקבצים ביד — לשליחה ידנית או לארכיון. נכנסים אליו מכפתור ״ייצוא לקבלנים״ במסמך או מ״הורדות לפי מקצוע״ בלוח סיום התיקוף (״החלף מסמך״ עובר למסמך אחר). כרטיסי הסיכום מציגים סעיפים פעילים, מספר ענפים, סעיפי ממשק וסה״כ אומדן.

• ״Excel מרכזי״ — קובץ אחד עם גיליון לכל ענף, כולל סעיפי הממשק.
• ״חבילה מלאה (ZIP)״ — כל הענפים בשלושה פורמטים: Excel, Word ו-PDF.
• טבלת ״ענפים לפי היקף״ — הורדה של ענף בודד בכל אחד משלושת הפורמטים.
• ״הורד דוח ממשקים (Excel)״ — סעיפים שנוגעים ליותר ממקצוע אחד, כדי שלא ייפלו בין הכיסאות.
• כרטיס ״בריאות הנתונים״ מסמן בעיות כמו סעיפים ללא יחידת מידה.

בקשות מחיר — כל החבילות במקום אחד

מסך ״בקשות מחיר״ מרכז את כל החבילות בחשבון, מקובצות לפי כתב כמויות תחת שם הפרויקט. בכל קבוצה מוצג כמה חבילות נשלחו, וכפתור ״חבילות ושליחה״ פותח את מסך העבודה של אותו מסמך.

• חיפוש לפי מקצוע, פרויקט או מסמך, וסינון לפי פרויקט, סטטוס (טרם נשלחו / נשלחו / התקבלו הצעות) וגודל חבילה. חבילות קטנות שמוסתרות בתצוגה נספרות במפורש — הן לא נמחקו ונכללות בייצוא כרגיל.
• בכל שורה: מספר סעיפים, הצעות מתוך נשלחו, וסטטוס — טיוטה, נשלח, נצפה, התקבלו הצעות או הושלם.
• פעולות: ״השווה N הצעות״ כשיש הצעות, ו״שלח לקבלנים״ או ״ניהול שליחה״ — שניהם פותחים את החבילה במסך ״חבילות ושליחה״.

השוואת הצעות ובחירת זוכה

לשונית ״השוואת הצעות״ מרכזת כל חבילה שנשלחה לקבלנים, עם ההצעות שחזרו. המונה בתפריט מראה כמה חבילות מחכות עם הצעות שעוד לא פתחתם. בוחרים פרויקט (הבחירה נזכרת), ומעל הרשימה מוצג מצב הפרויקט: חבילות, הצעות חדשות, בהשוואה, ממתינות להצעות, והוכרעו.

החבילות מסודרות תמיד באותו סדר: הצעות חדשות, בהשוואה, ממתינות, הוכרעו — ובתוך כל מצב לפי הדדליין הקרוב. בכל שורה: כמה הצעות מתוך כמה שנשלחו, כמה זמן נשאר עד הדדליין, וההצעה הנמוכה.

1. לחצו ״העלאת הצעות״ בראש הלשונית, בחרו פרויקט וגררו את כל קובצי ההצעות שהתקבלו — Excel, CSV או PDF, עד 30 קבצים בבת אחת. אפשר גם להעלות מתוך חבילה ספציפית, בפאנל ״העלאת הצעות מקבצים״.
2. המערכת קוראת כל קובץ ומשייכת אותו לחבילה ולקבלן. בדקו את השיוך ואת ״סך ההצעה״ בכל שורה, ותקנו ידנית אם צריך.
3. לחצו ״שמור N הצעות״. הצעה חדשה של אותו קבלן מחליפה את הקודמת.

Excel מומלץ — הוא נקרא במדויק כולל פירוט הסעיפים. PDF נקלט רק בסריקה חדה ב-300 DPI ומעלה; סריקה מטושטשת נדחית במקום לנחש מחירים, וקריאה בביטחון נמוך מסומנת ״דורש אימות״. במקרה כזה בקשו מהקבלן קובץ Excel.

בחירת חבילה פותחת את ההשוואה. שלושה כרטיסים מסכמים: ההצעה הזולה כמכלול, כמה אפשר לחסוך בפיצול לפי הזול בכל סעיף, והפער בין ההצעות המלאות. מתחתם שלוש לשוניות:

• ״דירוג״ — ההצעות מתומחרות מחדש לפי הכמויות שבכתב הכמויות שלכם, לצד הסכום שהקבלן הצהיר (סימן ״!״ כשיש פער של יותר מ-2%). רק הצעה שמתמחרת את כל הסעיפים מדורגת; הצעה חלקית מסומנת ״חלקית״ ומציגה בדיוק אילו סעיפים לא תומחרו. סעיף ללא מחיר נחשב חסר, וסעיף במחיר 0 מסומן ״לבדוק אם כלול״. כשיש אומדן, תרשים ״הצעות מול אומדן״ מראה כל הצעה ביחס אליו.
• ״לפי סעיף״ — מטריצה של מחירי היחידה של כל קבלן בכל סעיף: הזול לסעיף, מחירים חריגים וכמויות ששונו.
• ״ממצאים״ — כל מה שדורש תשומת לב: סעיפים חסרים, כמויות ששונו, מחירים חריגים, פער בין הסכום המוצהר לתמחור, בסיס מע״מ שונה, וממצאים שחוסמים השוואה מלאה.

כשמחליטים — ״בחר כזוכה״ בשורת ההצעה, ואישור במקום: ״לבחור את {קבלן} ב-₪X?״. ניתן לבחור רק הצעה שמכסה את כל הסעיפים. החבילה מסומנת ״הוכרע״, ו״בטל הכרעה״ מחזיר אותה להשוואה. קבלנים שעוד לא הגישו מופיעים עם ״שלח שוב״.

הצעה בלי קובץ (למשל סכום שנמסר בטלפון) קולטים מכרטיס הקבלן — היא מסומנת ״הוזן ידנית״. כשכל ההצעות בחבילה הוזנו ידנית, הדירוג נעשה לפי הסכומים המוצהרים; להשוואה לפי סעיף העלו את קובצי ההצעות.

קבלנים — מאגר הנמענים

מאגר הקבלנים הוא רשימת קבלני המשנה שאליהם נשלחות בקשות המחיר. קבלן עם דוא״ל ושיוך למקצוע מופיע אוטומטית ברשימת השליחה של כל חבילה במקצוע שלו.

1. לחצו ״הוסף קבלן״.
2. מלאו ״שם הקבלן״ (חובה), ומומלץ מאוד גם דוא״ל — בלעדיו לא ניתן לשלוח לו במייל.
3. הוסיפו איש קשר וטלפון (רשות). נייד מאפשר שליחה בוואטסאפ.
4. סמנו את המקצועות שהקבלן עוסק בהם — אפשר לבחור כמה.
5. לחצו ״הוסף קבלן״ לשמירה.

יש לכם כבר רשימת קבלנים? ״ייבוא מקובץ״ קולט קובץ Excel או CSV (עד 5MB) בבת אחת. המערכת מזהה לבד עמודות כמו שם הקבלן, איש קשר, טלפון, דוא״ל ומקצוע, ו״הורדת קובץ לדוגמה״ מספק תבנית מוכנה. לפני הייבוא מוצגת תצוגה מקדימה: כמה חדשים, כמה כבר קיימים, כמה ללא מקצוע או ללא דוא״ל — ואפשר לשייך מקצוע אחד לכל הרשימה. קבלנים קיימים מזוהים לפי דוא״ל, טלפון או שם, ורק מתעדכנים בפרטים החסרים — הם לא משוכפלים ושום נתון קיים לא נדרס.

ברשימה אפשר לחפש לפי שם, איש קשר, טלפון או דוא״ל, לסנן לפי מקצוע ולמיין לפי מועד הוספה, שם, מספר מקצועות או מספר בקשות. בחירה מרובה מאפשרת למחוק כמה קבלנים יחד.

לחיצה על שם קבלן פותחת את כרטיס הקבלן: פרטי הקשר, כמה בקשות הועברו אליו, כמה הצעות החזיר וההצעה הנמוכה שלו. ״עריכת פרטים״ מעדכן שם, דוא״ל, טלפון ומקצועות. בטבלת ״בקשות והצעות״ רואים כל בקשה שנשלחה אליו ובאיזה ערוץ, עם ״השוואה״ ו״קליטת הצעה״ — הזנת סכום, תאריך קבלה, קובץ (רשות) והערות כמו תנאי תשלום או החרגות.

הגדרות — חשבון, מנוי, מיתוג וחתימה

• פרטי חשבון — שם מלא, טלפון ושם חברה (הדוא״ל קבוע).
• מנוי — המסלול, הסטטוס ומועד החידוש, עם ״שינוי מסלול״ ו״ביטול מנוי״. אחרי ביטול הגישה נשמרת עד תום התקופה ששולמה ולא מתבצע חיוב נוסף; אפשר ״חידוש מנוי״ בכל עת.
• חשבון חדש מתחיל בפרויקט אחד בחינם, ללא כרטיס אשראי (עד 3 כתבי כמויות בפרויקט). פרטי תשלום נדרשים רק ברכישת מסלול.
• מיתוג הפלטים (מסלול Starter ומעלה) — לוגו החברה ופרטי קשר שמופיעים במסמכים; במסלול Pro גם צבע ראשי, צבע משני ופונט. כתובת הדוא״ל שתזינו כאן היא גם זו שאליה הקבלנים משיבים.
• חתימה דיגיטלית (מסלול Pro) — שם החותם, וציור חתימה או העלאת קובץ (הרקע הלבן מוסר אוטומטית). החתימה מוטמעת בקובצי ה-Word כשמסמנים ״חתום אלקטרונית״ במסך ״חבילות ושליחה״.
• מקצועות במערכת — כל המקצועות ומילות המפתח שלהם, לקריאה בלבד.

לאחר עריכת המיתוג או החתימה לחצו ״שמור מיתוג״. אם אפשרות נעולה במסלול שלכם יופיע קישור ״שדרג מסלול״.